Le stockage de l’argent est le principal usage que les consommateurs connaissent des coffres-forts. Grâce à l’évolution technologique, ils peuvent assurer d’autres fonctions. Ils permettent, par exemple, de préserver différents documents personnels et professionnels ainsi que des objets de valeur.
Conservation des objets de valeur
Par définition, les objets de valeur sont des objets coûteux ou qui ne peuvent pas être remplacés. Les bijoux et certains papiers administratifs, comme les documents relatifs au patrimoine immobilier de la famille, sont classés dans cette catégorie. Les œuvres d’art authentiques et les photos d’archives sont d’autres objets précieux. Ils sont également définis comme des possessions de luxe, dont la fréquence d’utilisation est réduite. Afin d’assurer leur sécurité, vous pouvez les placer dans une armoire ignifuge.
Grâce à ce dispositif de stockage et de protection, ils sont à l’abri du vol et des incendies. À propos de ce dernier point, il existe plusieurs critères à poser pour son choix. Pour protéger vos documents du feu, vous devez vous assurer qu’il ne cède pas sous les flammes d’un chalumeau. Il doit être conforme aux codes TR-30 et TL-30. Vous devez également vérifier qu’il soit assez lourd pour ne pas être facilement déplacé par les cambrioleurs.
Il existe plusieurs sortes de coffres-forts destinés à la protection des objets de valeur dans le commerce, à savoir : les modèles à poser, les mallettes sécurisées et les armoires fortes. Les premiers sont les plus courants, car ils sont fiables. Leur capacité peut atteindre les 1000 litres. Les seconds sont les plus pratiques, car ils sont transportables. Ils conviennent aux personnes qui se déplacent souvent. Ils sont plus petits que les dispositifs à poser avec leur capacité de 30 litres, au plus. Les derniers sont les plus sécurisés vu leurs parois épaisses. Pour ce qui est de leurs capacités, ils varient entre 20 litres et 1000 litres. Vous pouvez voir ce type d’accessoire en ligne. Pour en savoir plus, cliquez ici.
Stockage de marchandises et matières premières précieuses
De nombreux professionnels utilisent les coffres-forts pour stocker leurs marchandises et leurs matières premières. Les bijoutiers, par exemple, s’en servent pour conserver les métaux et les pierres qui entrent dans la fabrication de leurs articles.
Ils se tournent généralement vers l’armoire forte qui est d’une grande capacité et qui dispose de plusieurs compartiments qu’ils peuvent exploiter pour leur travail. Cependant, leur choix peut se porter sur des modèles plus petits en fonction de leurs besoins. Les fabricants mettent à leur disposition plusieurs versions de produits.
Ces professionnels, soucieux de la qualité de leurs offres, fabriquent des armoires sécurisées et conformes aux conditions imposées par les assureurs. Ces derniers sont exigeants en ce qui concerne le type de protections proposées aux utilisateurs. Ils exigent, par exemple, une serrure électronique pour leurs scellages. Ils sont également exigeants sur le respect de la norme EN 1143-1. Le cas échéant, ils peuvent refuser la prise en charge des dommages en cas de vol ou d’incendie des biens.
Protection des documents numériques probatoires
D’après la législation française, les professionnels doivent conserver certains documents à valeur probatoire pour un délai de 1 an à une trentaine d’années. Parmi eux figurent les documents fiscaux et ceux qui concernent leur patrimoine. Le CFN ou Coffre-Fort Numérique a été créé à cet effet.
Il s’agit d’un outil dématérialisé qui permet de protéger les données digitales durant toute leur période de conservation. Il possède plusieurs fonctionnalités telles que le scellage de document, l’établissement d’un récapitulatif de preuve sous forme de journal, et la protection ainsi que la datation des signatures électroniques.
Ce dispositif sert également à la conservation des copies digitales portant des signatures numériques. Stockés dans ce type de coffre de sécurité, ils peuvent remplacer leurs versions originales dans le cadre d’un traitement officiel comme un audit ou un contrôle fiscal. L’intégrité et la fiabilité sont deux avantages du stockage de documents dans les CFN. Leur traçabilité et la protection contre l’altération font aussi partie de ses points forts. Ce type d’outil existe depuis plus d’une quinzaine d’années et son utilisation est régie par des textes légaux. Les décrets n° 2018-853 (30/05/2018) et n° 2018-853 (05/10/2018) portent, respectivement, sur leur création et la récupération des données concernées.
Archivage de dossiers professionnels
Conformément à la loi du travail, les chefs d’entreprise doivent attribuer un coffrefort digital à leurs salariés. Cet espace de stockage a pour fonction de sécuriser leur bulletin de paie. Ils peuvent y accéder à partir de leur compte personnel d’activité ou CPA. Ils sont également tenus de mettre à leur disposition la version digitale de document relatif à leurs salaires pour une période déterminée. Cette durée peut aller jusqu’à leur 75ème année, selon l’article L.1237-5 du Code du travail.
Les factures figurent dans la liste des documents professionnels qui peuvent être conservés dans un CFN. Ce mode de conservation facilite leur traçabilité en cas d’audit. Il faut rappeler que les entreprises doivent livrer des factures avec une signature électronique à leurs clients. Le cas échéant, ils sont contraints de mettre en place une PAF ou Piste d’Audit Fiable et le CFN y contribue. Les auditeurs peuvent facilement exploiter les documents classés dans le cloud.
Vous pouvez placer plusieurs autres documents dans votre coffre-fort en ligne en ne citant que les correspondances administratives et les contrats avec les fournisseurs. Les archives de partenariats ainsi que d’anciennes prestations indispensables à la création de nouveaux projets en font également partie.
Protection de documents confidentiels
Dans le cadre de leurs activités, les entreprises doivent recueillir différentes informations confidentielles sur leurs clients. D’après la RGPD ou Règlementation Générale sur la Protection des Données, ils sont tenus de les protéger contre leurs exploitations illicites. Cette loi concerne toutes les données, quel que soit leur type : digital ou physique.
Cette loi s’applique également aux associations ainsi que toutes les entités qui traitent des données confidentielles, telles que les administrations publiques et les départements étatiques. Des mesures correctives sont prévues pour sanctionner les professionnels et les particuliers qui enfreignent cette règle. Parmi elles, il y a l’amende dont la valeur peut atteindre les 20 millions d’euros ou qui équivaut à 4 % du chiffre d’affaires annuel.
Utiliser un petit coffre pour stocker les informations confidentielles permet de réduire les risques de piratage digital. Cela vous aide également à limiter les risques d’usurpation d’identité et surtout à éviter les sanctions.