Un agenda de bureau est un outil important pour s’organiser au quotidien. En effet, pour obtenir une vue d’ensemble sur son emploi du temps, il s’avère être d’une grande aide. Pour gérer son temps et son calendrier de rendez-vous, un agenda peut très bien remplir cette mission. Salarié ou dirigeant, jeune entreprise ou société de taille… Quelles que soient la fonction et la structure, il est primordial de s’organiser au bureau grâce à l’utilisation d’un agenda.
L’outil incontournable de gestion
L’agenda de bureau qu’il soit numérique, électrique ou bien en papier, représente un outil indispensable. Il permet d’établir un planning sur la liste des tâches à entreprendre pour ainsi disposer d’un tableau récapitulatif des actions à faire. De cette manière, le cerveau est ménagé de toute forme de stress lié à l’organisation : des questionnements occasionnels, de l’incertitude par rapport à une situation ou absence de prévision. Par ailleurs, l’utilisation d’un agenda permet également d’établir les moments de pause afin de rendre moins chargé un emploi du temps. Étant donné qu’il s’agit d’un moyen simple et efficace pour planifier ses actions au quotidien, l’agenda est qualifié comme un outil parfait pour gérer les tâches au bureau.
La gestion hebdomadaire des activités
Pour mieux s’organiser au bureau, il est préférable de prévoir les missions à réaliser. Par ordre de priorité, l’idéal est de faire une planification hebdomadaire des tâches. De cette façon, les actions à prioriser seront mises en évidence avec une possibilité de les adapter avec des imprévus par exemple. En gérant son agenda de bureau semaine par semaine, il est possible d’entreprendre une brève appréciation des diverses missions accomplies : celles qui ont demandé plus temps dans leur réalisation ou celles qui ont été exécutées plus facilement. À la suite d’un tel briefing, il est plus simple de programmer la semaine à venir d’une manière plus adroite pour pouvoir trouver la cadence de travail parfaite.
L’organisation mensuelle des tâches
Pour organiser son agenda de bureau mensuellement, on peut établir des objectifs plus impactant tout en gardant une vue sur l’essentiel. Même si la gestion hebdomadaire a mis en avant ses atouts, la vision mensuelle permet de bien préparer ses actions futures afin d’évaluer convenablement le résultat. On notera également que la plupart des entreprises sont managées au mois. Toutefois, il est important de mentionner qu’il n’est pas nécessaire de remplir à 100 % son agenda. Le surcharger d’information est néfaste pour la productivité. Le pourcentage adéquat se trouve entre 60 et 70 % pour qu’il soit efficient, et éviter ainsi toute forme de burn-out au travail. Autre part, le fait de laisser quelques plages blanches dans son agenda offre l’occasion d’entreprendre un braindump ou « vide cerveau » afin d’anticiper au mieux ses actions.